Event Organizer (EO) adalah otak perencana acara. Jika kamu adalah seorang EO, kamu harusnya memiliki keunggulan untuk dapat peka terhadap gambaran besar suatu hal sekaligus dengan langkah-langkah dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai gambaran tadi. Walau begitu, tidak peduli seberapa terampilnya EO, otak manusia masih memiliki batas dalam mengingat, berkomunikasi, dan memfasilitasi.
Ini mengapa sistem dan teknologi adalah teman terbaik EO. Memang, EO dapat membuat sistem sederhana di Excel untuk manajemen tugas. Sebenarnya banyak aplikasi-aplikasi yang lebih membantu daripada sekedar Excel sederhana. Lebih dikenal dengan project management platform. Perlu diingat bahwa tidak ada 1 sistem yang mencakup seluruh kebutuhan EO, mengingat kebutuhan setiap EO berbeda-beda. Serta, memahami sistem/platform baru (dalam hal ini project management platform) membutuhkan waktu juga.
Nah, untuk membantu EO melewati fase eksplorasi, DSG memberikan ringkasan dari aplikasi/platform perencanaan event & project management paling favorit jadi kamu dan para EO dapat memilih yang mana yang paling cocok dengan EO masing-masing.
Aplikasi Pendukung Event Organizer Terbaik
Planning Pod
Planning Pod layak masuk daftar pertama karena dibuat khusus untuk merencanakan suatu event. Pengguna diberi kesempatan untuk dapat mengelola banyak event dalam aplikasi ini, termasuk memantau kontrak, proposal, keuangan, serta tagihan-tagihan, dimana tidak ada aplikasi project management sejenis (dalam postingan review ini) yang dapat melakukannya.
Sayang sekali, Planning Pod hanya menawarkan trial gratis selama 30 hari, tanpa opsi untuk gratis seluruhnya layaknya aplikasi yang lain. Setelah membandingkan dengan yang lain, Planning Pod cukup realistis & minim ‘bumbu-bumbu’, dibuktikan dengan grafis yang sama baiknya dengan interaksi.
Asana
Asana dengan cepat menarik perhatian sebagai aplikasi project management yang powerful. Menurut sebagian pengguna, Asana dapat mengintegrasikan project management dengan task management antar anggota tim secara mulus. Sebagai pelengkap versi aplikasi web-nya, Asana juga memiliki aplikasi smartphone. Lebih baik lagi, Asana tersedia dalam versi gratis serta sangat membantu baik dalam tampilan gambaran besar maupun detail-detail kecil.
Cukup susah menemukan kekurangan Asana. Walau begitu, sebagian pengguna menyatakan bahwa fitur komunikasi yang disediakan tidak sebaik aplikasi project management lainnya. Menurut DSG sebenarnya fitur komunikasi yang disediakan sudah cukup, apalagi sudah termasuk fitur communication board yang tersedia dalam setiap task/tugas.
Trello
Jika pendekatan pengerjaan tugasmu adalah dengan to-do, doing, done, kamu pasti akan menyukai Trello untuk menjadi sistem utama di EO kamu. Sebuah pilihan baik untuk tim kamu karena dapat mengerti kewajiban masing-masing tim. Sebagai tambahan, Trello memiliki antarmuka visual yang bagus, penggunaan yang sederhana, serta fitur kolaborasi. Ketika fitur kolaborasi Trello menjadi andalan, fitur step back dan visualisasi gambaran besar terhadap seluruh task/tugas menjadi titik yang tidak begitu powerful.
Smartsheet
Jika kamu menyukai Excel untuk bekerja tapi menginginkan sesuatu yang lebih, Smartsheet adalah pilihan tepat untuk kamu. Orang bule menyatakan Smartsheet sebagai “Spreadsheets on steroids” yang artinya saking powerfulnya Smartsheet ini sampai dianggap Smartsheet memakai doping tertentu yang membuatnya kuat (masih belum mudeng? Ya udah lah ya, biasanya yang paham dunia olahraga & medis pasti paham steroid, toh gak begitu penting juga ini).
Banyak sekali fitur tambahan Smartsheet yang membuatnya lebih powerful, seperti kemampuan untuk melakukan kolaborasi secara langsung (live collaboration) dan tool komunikasi. Sisi kurangnya mungkin agak susah untuk digunakan dan cukup berat untuk digunakan dalam perencanaan event. Untungnya, Smartsheet menyediakan 30 hari trial gratis.
Slack
Apabila kamu dan tim membutuhkan hanya sistem project management yang dasar namun dengan fitur komunikasi dengan tim yang wah, Slack adalah aplikasi yang patut kalian eksplor. Jika dalam satu tim kamu terdiri dari beberapa organizers, maka Slack adalah cara tepat untuk berbagi dan mendiskusikan ide-ide. Terdapat aplikasi mobile yang cocok dengan rutinitas sibuk dan cekatan khas para organizers dan tim. Yang terbaik, Slack ini gratis, dan versi gratisnya saja sudah dilengkapi banyak fitur.
Basecamp
Basecamp adalah ‘nenek moyang’ dari aplikasi project management modern. Dibuat mulai tahun 2004 dan semakin berkembang dari tahun ketahun. Walau tidak se-glamor dan selincah aplikasi-aplikasi yang baru, Basecamp masih cocok digunakan untuk manajemen proyek-proyek, task/tugas, serta berbagi file dengan yang lain. Meskipun fitur komunikasi & kolaborasi tidak se-ekstensif aplikasi lain, Basecamp masih sangat berguna untuk memantau progress task.
Google Drive
Hehe, Google Drive lagi. Mau bagaimana lagi, aplikasi satu ini memang susah dilepaskan dari dunia perencanaan event & project management. Kamu dapat dengan mudah menggunakan fitur dokumen, folder, dan spreadsheet untuk manajemen dan berkolaborasi pada konten dan ide-ide. Namun, kecuali jika kamu punya skill spreadsheet level dewa, Google Drive bukanlah pilihan terbaik untuk project & task management.
Whova
Whova bukan aplikasi project management murni, namun dapat membantu kamu membuat event yang sukses dengan berbagai cara. Ada fitur powerful yang dimiliki Whova, yakni manajemen atendee atau peserta yang datang ke event. Adalah Whova Event Management System yang melakukan itu semua. Kamu dapat dengan mudah mengimpor & menginput data. Yang paling penting, Whova ini gratis, baik untuk kamu (penyelenggara event) Maupun peserta event.
Penutup
Nah itu tadi beberapa overview dari aplikasi project management/event management yang populer, semoga kedepannya kamu lebih percaya diri terhadap mana yang akan kamu eksplor terlebih dahulu. Terakhir, tidak selalu aplikasi yang baik & direkomendasikan oleh suatu pihak akan sama bermanfaatnya untuk kamu/pihak yang lain. Pilih yang mana yang paling cocok dengan gaya personal kamu serta gaya tim kamu bekerja. Aplikasi yang tepat dapat membuat EO kamu meroket :D Jadi, yang mana aplikasi perencanaan event favorit kamu?